Savoir faire 26 novembre 2020

Stratégie collaborative :
les 3 pièges à éviter

Portrait collaborateur
par Marie,
Consultante en conduite du changement

La DSI d’une entreprise a plusieurs missions, dont une : proposer des services collaboratifs adaptés aux nouvelles façons de travailler et au besoin du collaborateur. Quel est donc ce nouveau cadre de travail ?

Stratégie collaborative dans un monde qui change

La vie en équipe et le management se transforment peu à peu. Nos espaces s’ouvrent et deviennent de plus en plus flexibles. Les devices, nos alliés du quotidien, sont amenés à fortement évoluer ces prochaines années, pour s’adapter aux nouveaux modes de travail. L’ensemble de nos outils quotidiens se retrouvent alors sur notre ordinateur ou smartphone qui doivent être toujours plus performants et sécurisés.

Pour répondre à cette mutation, certaines entreprises décident de se lancer dans l’aventure O365 par exemple. Mais attention, certains pièges sont à éviter.

Piège n°1 : oublier d’onboarder toute l’entreprise

Il est primordial que ce projet soit une démarche d’entreprise, et faire ainsi de la solution collaborative bien plus qu’un simple projet IT. En impliquant alors toutes les grandes directions de l’entreprise, l’ensemble des codir, le projet collaboratif gagne en notoriété et en efficacité. L’entreprise et ses parties prenantes doivent alors adopter une posture d’exemplarité en devenant porte-parole, ambassadeurs et consommateurs des outils.

Cette étape est nécessaire si l’on souhaite une adoption généralisée, homogène et durable par tous les collaborateurs.

C’est un projet d’entreprise à part entière car cela implique un changement culturel, de nouvelles habitudes de travail, un plan de formation massif, revoir l’organisation en équipe et les processus.

Piège n°2 : oublier la conduite de changement

De par sa nature les solutions collaboratives telle que O365 offre des avantages incontestables : le “ATAWAY” et le “up to day” sont de rigueur. Ce qui réjouit l’utilisateur et enrichit son expérience.
Avant de pouvoir utiliser les nouveaux services, il y a l’étape migration : contenus, outils… tout doit y passer pour se retrouver dans ce nouvel environnement collaboratif.

Cette migration ne peut être qu’un simple processus IT. Il est impératif de mener une stratégie de conduite du changement dès le début du projet et ainsi embarquer les métiers et collaborateurs pour les sensibiliser, étudier les impacts fonctionnels, et déceler les futurs usages collaboratifs.

Piège n°3 : démultiplier les outils sans penser usages

Il existe une multitude d’outils collaboratifs. Il faut donc en définir les grandes règles d’usages pour une meilleure expérience utilisateur. Qui accède à quoi, où et comment..? Quel outil pour quel usage ? Comment différencier l’utilité de Yammer, versus teams ou SharePoint ?

Les usages en fonction des outils vont très vite trouver leurs places et répondre également au contrainte de la politique de sécurité des données de l’entreprise.

Pour conclure

Se lancer dans l’aventure du collaboratif ? On ne peut que dire OUI ! Mais en n’oubliant pas les principes de conduite du changement, d’expérience utilisateur pour réussir à faire adopter ces nouveaux usages et en récolter des gains pour l’entreprise !

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