Comment dynamiser le travail à distance : les 3 conseils de Sébastien

Travail à distance et booster la dynamique au sein d’une équipe

Petite mise en contexte : nous sommes une équipe de six personnes qui gère plusieurs bases de connaissances au sein d’une plateforme interne à l’entreprise. Elle totalise plusieurs dizaines de milliers de visites par mois. En parallèle, nous sommes en dialogue avec différents corps de métiers : Product Owner, Techniciens, Knowledge Manager ou encore Service Delivery Manager… Autant d’acteurs avec qui il est primordial d’interagir puisqu’ils sont potentiellement une nouvelle source de contenu. Le plus grand challenge de mon équipe est de réussir à capter ces sources à travers différents échanges, puis de capitaliser ces connaissances. L’objectif : mettre à disposition au sein de la plateforme du contenu de qualité.

Force est de constater, après bientôt un an de télétravail à 100 % (ou presque), que cela n’est finalement pas si facile. En tant que Scrum Master, je me suis vite rendu compte que j’allais devoir redoubler d’efforts pour éviter de perdre la dynamique et la maturité agile que nous avions réussies à atteindre, autant au sein de l’équipe qu’avec nos différents interlocuteurs.

D’ailleurs ces derniers mois, une question me revient quotidiennement : comment garder une bonne dynamique au sein de mon équipe, tout en étant à distance ?

Méthode agile et travail à distance

Tout d’abord, il faut savoir que l’Agile est une méthode de travail très flexible. Nous travaillons avec des cartes placées dans un tableau virtuel pour suivre facilement l’avancée de nos actions ; nous avons de nombreuses réunions d’équipe qui permettent aux différents membres de dialoguer ensemble.
Je me suis très rapidement rendu compte que ce n’était pas la méthode de travail qui allait poser un problème, mais plutôt la transition avec le travail à distance.
Que faire de toutes les habitudes que nous avions prises avec l’équipe ? Les pauses café, les débats dans le bureau, les repas du midi… Beaucoup de points qui contribuaient au bon fonctionnement de l’équipe et qui ne sont malheureusement « pas possibles » à distance.

J’ai identifié plusieurs aspects qui, pour moi, peuvent aider une équipe à faire la transition physique-distance plus facilement.

1. S’adapter tout en gardant le cap

Avec les méthodes agiles, les réunions sont omniprésentes : dailys, refinements ou rétrospectives sont toutes très importantes. Très vite, elles deviennent des éléments clés, favorisant ainsi les échanges avec son équipe.

Cependant, en période de télétravail, le contexte est quelque peu différent, impliquant alors des « règles » différentes. Interruptions, problèmes de connexions, présence des enfants, sont autant de facteurs qu’il faut désormais prendre en compte.

C’est pour cela qu’il est nécessaire d’adapter sa façon de travailler en fonction des besoins de chacun. Il peut être intéressant de discuter avec les membres de l’équipe pour définir les nouvelles règles de travail : outils (voir le troisième point), horaires, réunions, etc.
Attention, le but n’est pas de remplir les agendas avec des réunions, mais plutôt de retravailler le format pour éviter les pertes de temps.

Prenons l’exemple de mon équipe, la première étape a été de réduire le temps des réunions, quitte à en faire une ou deux en plus : il est plus facile d’être moteur sur deux réunions d’une heure plutôt que sur une longue réunion de deux heures.

Il nous arrive parfois d’attribuer un rôle aux participants : une personne en charge de la rédaction du compte rendu, un animateur, un time keeper (pour limiter le temps de parole lors de la revue de cartes). A chaque réunion, les participants endosseront un rôle différent, leur permettant ainsi de se sentir plus impliqué.

2. Conserver une communication informelle

Je pense que nous sous-estimons parfois l’importance des échanges informels que nous avons. J’ai mis du temps à m’en rendre compte, mais ne plus les avoir ont été un frein à l’avancée de certains projets. Même à distance, cette dynamique doit perdurer : si vous parliez 30 minutes par jour avec un collègue et bien programmez une réunion quotidienne de 30 minutes avec cette personne, puis par la suite ajustez le temps/ la fréquence. Si ces échanges ne concernent pas le travail à proprement parler, ils ne sont pas à négliger pour autant. Attention tout de même à ne pas trop rentrer dans l’intimité de certains collègues !

3. Casser la routine des réunions

Lors de vos réunions, essayez d’être moins formel. Le but étant de casser le rythme des réunions habituelles. Dès que cela est possible, évitez les JIRA, Trello, ou les longues présentations Powerpoint.

Essayez plutôt de prévoir un joli board Klaxoon ou un Whiteboard (Microsoft) avec des interactions à réaliser par toutes les personnes qui suivent la réunion. Vous devez présenter un produit ou une fonctionnalité ? Faites une démo pour rendre la réunion plus ludique. (Ce n’est peut-être pas innovant, mais je pense qu’il était tout de même nécessaire de le rappeler).

Ces différentes actions sont à mettre en place lors de réunions en présentiel, afin de les rendre plus dynamiques. Mais elles ont d’autant plus de sens à distance ! Il faut prendre conscience qu’il est important de consacrer du temps à la préparation de ces réunions, pour ainsi les rendre plus impactantes.

Si votre équipe est joueuse, vous pouvez démarrer vos réunions avec un petit Icebreaker. L’icebreaker est une animation, généralement courte, qui permet d’initier le dialogue entre les différents membres de l’équipe. Ces derniers mois, de nombreuses boîtes ont mis en place de superbes jeux à faire en groupe et à distance comme cet Escape Game créé par Happy Kits (Testé et approuvé).