Les pièces jointes dans les emails : une pratique à bannir !

Dites adieu aux pièces jointes encombrantes 

Pour moderniser les échanges entre les équipes et adopter un mode de travail hybride (présentiel/distanciel), de nombreuses organisations ont opté pour Microsoft Teams. L’outil offre une multitude de fonctionnalités, allant du chat à la gestion de tâches en passant par la coédition de documents. Combiner Teams avec sa plateforme collaborative existante (sur Sharepoint par exemple), permet de bénéficier d’un environnement de travail harmonieux et connecté. 

Cependant, naviguer parmi de nombreux outils peut être déroutant. Il est pourtant essentiel d’adopter les bonnes pratiques numériques pour exploiter pleinement les fonctionnalités disponibles. L’une de ces pratiques consiste à abandonner l’envoi de pièces jointes par e-mail.  

Vous utilisez déjà Microsoft Teams au quotidien avec vos collègues, alors pourquoi continuer à échanger des documents en pièces jointes ? 

Raison #1 : augmenter l’espace libre de votre boîte email  

Un collaborateur reçoit 30 emails par jour en moyenne et en envoie 11*. Une boîte de réception encombrée de courriels avec des pièces jointes est aujourd’hui un problème récurrent pour tous. Cela conduit à une saturation de l’espace de stockage, vous obligeant à passer du temps à trier régulièrement vos e-mails et à prendre des décisions quant à la suppression d’informations précieuses. Cette tâche fastidieuse n’apporte aucune valeur ajoutée à votre travail. 

Imaginez un chef de projet qui envoie une présentation PowerPoint ou des photos à une dizaine de personnes. Conséquence directe : leur boîte email est alourdie et ajoutez à cela la duplication du problème à l’échelle du nombre de destinataires.   

De plus, les pièces jointes volumineuses peuvent entraîner des retards de traitement ou être rejetées par la boîte de réception du destinataire. Qui n’a jamais reçu le fameux « MAILER DAEMON » asynchrone ? Asynchrone parce que le message d’erreur met parfois plusieurs heures à revenir.  Cela engendre une perte de temps et d’efficacité, vous contraignant à trouver d’autres moyens de partager le contenu. 

Stockez vos fichiers sources directement en ligne sur Teams vous permet d’éviter d’encombrer votre boîte email. Une fois le fichier chargé sur Teams, il vous suffit de partager le lien permettant d’accéder au document. Ce lien peut être envoyé par mail, ou directement via une conversation sur Teams.  

Raison #2 : Travailler sur un document à jour en temps réel 

Les pièces jointes sont souvent le frein d’une collaboration fluide.  Qui n’a jamais connu le fameux fichier enregistré sous « n » versions qui lui a fait perdre en productivité et vecteur de la multiplicité des tâches chronophages sans valeur ajoutée ? 

Souvent, dans le cas des directions, comme lors de la préparation de comité de pilotage ou de comité exécutif, ce sont les assistants.es qui se retrouvent dans le casse-tête d’identifier les bonnes versions des documents à travers les échanges de mail dont ils/elles sont en copie. Au-delà de la perte de temps, on prend le risque de perdre des informations essentielles. 

La coédition en temps réel permet d’éviter les difficultés liées au versioning. On retrouve cette fonctionnalité sur les applications Office en ligne proposées par Microsoft, telles que Word, Excel et PowerPoint. Ainsi, tous les contributeurs travaillent sur un document unique, ce qui facilite les apports collectifs. Les discussions et les informations annexes sont centralisées dans le canal de discussion Teams, éliminant ainsi les allers-retours fastidieux des e-mails.

Alors, on passe au cloud ? 

Les complications liées aux pièces jointes de mails sont répandues dans toutes les organisations. Les Directions des Systèmes d’Information (DSI) adoptent de plus en plus des solutions cloud collaboratives, réduisant ainsi l’espace de stockage des boîtes mail. Ils encouragent les utilisateurs à déposer leurs contenus dans Teams, SharePoint et OneDrive, afin de favoriser une collaboration plus fluide. 

C’est un premier pas fait par les DSI, mais la mise en place d’une gouvernance est nécessaire, ainsi qu’un accompagnement des utilisateurs dans cette transition. 

Nous avons accompagné l’un de nos clients, spécialisé dans le secteur de l’énergie, dans le déploiement de la solution Microsoft Office 365 et plus précisément la migration sur SharePoint Online ainsi que Outlook sur le cloud. 

*Selon le baromètre des usages numériques établi par Mailoop et LabRH au premier semestre 2021.